Gemeente Alkmaar over de digitale documentenstroom
Door:
Webmaster
De gemeente Alkmaar implementeert het nieuw
ontwikkelde systeem voor het digitaliseren van bestuurlijke
documentenstromen, de applicatie BRIS (Bestuurlijk RaadsInformatie
Systeem).
Dit nieuwe systeem is tot stand gekomen door een intensieve
samenwerking tussen COSA, specialist op het gebied van Business
Process Management, en de gemeente Alkmaar zelf. Tot nu werkte de
gemeente uitsluitend handmatig, wat een grote invloed heeft op de
doorlooptijd. Door het inzetten van de nieuw ontwikkelde applicatie
BRIS wordt de doorlooptijd aanzienlijk ingekort. Het nieuwe proces
is transparant, digitaal, efficiënt en controleerbaar, beweren de
ontwikkelaars.
Een bestuurlijk document moet in de regel door een flink aantal
personen worden gefiatteerd. In de huidige situatie krijgt elke
afdeling waar het document binnenkomt deze pas in te zien nadat de
voorgaande afdeling in het proces er mee klaar is. Met de
introductie van BRIS worden de documenten parallel naar alle
betrokkenen gestuurd, waardoor het stuk door meerdere afdelingen
gelijktijdig kan worden bestudeert en gecontroleerd. In de nieuwe
situatie is alles via de PC te regelen. Het onderliggende workflow
management systeem maakt het beleidsproces transparanter en meer
beheersbaar. Is een document klaar voor controle, komt deze op de
takenlijst van de betrokken middelenfuncties.
Sybrand Jongejans, CEO van COSA: "Ook de gemeente Alkmaar is
overtuigd van de stabiliteit, flexibiliteit en geavanceerde
mogelijkheden van BRIS. De gemeente maakt met de implementatie
hiervan echt een kwaliteitsslag. Bovendien start binnenkort binnen
Alkmaar een proef met eReaders. Alle relevante stukken en de agenda
worden dan via BRIS digitaal aan de afnemers beschikbaar
gesteld."
bron: www.kantoorefficiency.nl